森古普塔說:“傳統觀點認為,經歷越豐富,經驗就越足,做起事來也就越得心應手。但在研究中我們發現,有些時候事情也許並不是這樣。”
森古普塔是INSEAD信息系統學副教授而沃森霍夫是INSEAD業務管理學教授及社會創新中心主任。兩位教授的研究發現,在許多復雜的大型項目中,管理者往往會過分依賴經驗,這不僅對新項目進展無裨益,甚至有可能會適得其反。不僅如此,管理者還有可能在錯誤經驗的引導下,設定不切實際的項目目標,或是被過多過雜的反饋信息所誤導。
森古普塔教授說:“管理者有些經驗並不正確,卻把錯誤的管理經驗一而再,再而三地運用,從根本上造成反效果。” 森古普塔教授和沃森霍夫教授做這項研究時設計了一個仿真環境來模擬真實的項目實施進程。在這一模擬進程中,管理者必須就與項目有關的各項問題作出決策。項目結束后,管理者會得到相應的反饋報告,以便了解所作決策的合理性。然而,當他們再次進行這一模擬測驗時,卻依然會犯下與先前同樣的錯誤。
“管理者的經驗誤區有時是根深蒂固的”,沃森霍夫指出,“這就有需要去幫助他們去除這些陳舊經驗,為他們提供工具去避免類似的錯誤”。研究中發現的一個普遍錯誤是,項目開始時原本只有一個目標和一項預算,而當項目在發展中需要做出一些變化時,管理人員通常決定增補員工,但他們並沒有考慮到聘用和培訓新人所需要的時間。這樣項目往往不能按時完成或者是超出預算。森古普塔教授和沃森霍夫教授說,這一情形在每個行業都會遇到,但在軟件開發行業尤其突出。
沃森霍夫教授說:“大多數項目都是復雜的,因為現時作出的決策要在其后才能看到效果。一味依賴舊有的經驗,而不會審時度勢,只會使項目變得愈加復雜。”沃森霍夫談到,“在新環境下質疑舊經驗,探索新方法,不僅可取,甚至可以說是必要的”。
很多時候,並非管理者自身的素質不夠,而是由于項目過于復雜,管理者需要不斷地作出大量決策,甚至同時兼顧多個項目的決策。這就使得管理者無暇汲取有價值的經驗、教訓,更別提恰當地運用到未來的項目中去了。沃森霍夫教授補充說:“如果你同時管理20個項目,和一兩百人打交道,而這些項目都在不同進展階段,你不得不隨時做出這樣那樣的決策,你根本無暇去追蹤執行這些決策的效果。”
很多時,在項目啟動初期,由于存在大量風險及不確定因素,要對項目的目標、預算、激勵等作出正確的評估幾乎是不可能的。實際上項目管理者一開始就知道所有評估和目標是不可靠的。但在實際執行過程中,管理者往往還會受到企業文化、機會成本等方面的限制,以至于即便取得了新信息也疲于對項目要素進行大的調整或修改。森古普塔說:“這無疑進一步導致了項目的低效果和低效率。”故此,在整個項目運行的過程中,企業要不斷地對目標進行檢查,及時作出調整,以使既定目標最大程度地切合項目的實際運作情況。
此外,管理者無法獲得準確全面的反饋信息也是導致管理者陷入經驗誤區的原因之一。森古普塔認為,上述問題之所以產生,並非由于企業的信息獲取及傳遞機制出了問題。“關鍵就在于企業沒能以恰當的方式將信息傳遞下去,使得管理者不能很好地掌控項目進程,因而也無法將信息運用到當前及以后的項目中去。”